EFFEKTIVA OCH GIVANDE MÖTEN

Sverige är ett mötesälskande land. Många som  bor och arbetar i andra länder och som "gästspelar" i Sverige förundras över alla möten vi har under arbetstiden - och ibland efter.

Frågar du de anställda, anser de ofta att det både är för många möten generellt och att mötena dessutom ofta är både tråkiga och onödiga.

Självklart är det viktigt med möten, men många företag bör se över sin möteskultur och fundera på både frekvens, innehåll och vilka som bör delta. Det vinner alla på. Att ha möten för mötets skull och utan riktigt mål och mening gör inte inställningen bland det anställda särskilt positiv och det i sin tur tenderar att göra mötena ineffektiva.

Vad är då viktigt att tänka på för att det ska vara en bra möteskultur? Nedan följer några punkter att ta hänsyn till:

1. Mötesinventering. Behövs verkligen alla möten på företaget? Kan en del möten kanske slopas och information och beslut förmedlas på annat sätt, eller kan flera möten kanske slås ihop? Vilka personer bör gå på respektive möte? Detta är något för ledning och ledningsgrupp att se över. 
2. Se över dagordningen. Det är bra att ha en grund som fungerar att hålla sig till varje gång och som lätt kompletteras med aktuella frågor. Dessa punkter är bra att ha med för att få ett bra flyt på mötet:
   - Genomgång av förra mötets dagordning då beslut och förändringar följs upp.
   - Snabb genomgång av dagens dagordning. Finns nytillkomna frågor som dykt upp och behöver tas med?
   - Gå igenom mötet punkt för punkt.
   - Avsluta mötet genom att summera alla beslut som har tagits samt vem som är ansvarig för respektive område. Se till att alla är överens om och införstådda med vilka beslut som fattas.
3. Dagordning presenteras innan. För att få engagerade och förberedda deltagare krävs det att dagordning presenteras för deltagarna minst ett par dagar i förväg. Bra är också om deltagarna får en möjlighet att lägga till egna punkter som de anser behöver tas upp. 
4. Mötesledare. Vid varje möte ska en mötesledare hålla i mötet. Det kan vara samma person ,eller så kan man alternera. Mötesledarens uppgift är att se till att dagordning hålls, att ordet fördelas, att diskussionerna överensstämmer med punkterna på dagordningen och att tiden hålls.
5. Ett bra klimat. Diskutera hur ni tycker att ett bra mötesklimat ska vara. På vilket sätt ska alla känna sig delaktiga? Är det ok att avbryta? Hur ska ni göra för att det ska vara både ordning och kreativitet?
6. Se till att ha det trevligt! Hur kan ni sätta guldkant på era möten? Vad behövs för att alla ska tycka att det är en trevlig och givande stund? Överraska med något gott att äta? Spela lite musik? Turas om med att berätta en rolig historia?