MEDARBETARSAMTAL ETT ONT MÅSTE FÖR MÅNGA CHEFER

Medarbetarsamtal har alltid fascinerat mig. Även långt innan jag själv började med att handleda andra i att planera för och hålla ett bra medarbetarsamtal. För mig har alltid medarbetarsamtalet varit just ett samtal - en möjlighet för medarbetare och chef att komma närmare och förstå varandra.

Nu när jag sedan några år tillbaka arbetar som coach har jag arbetat tillsammans med en hel del chefer på olika företag och det som är gemensamt för de flesta av dem är att de känner både en ovilja och en olust inför medarbetarsamtalen. Enligt lag ska närmaste chef ha medarbetarsamtal med sina medarbetare minst en gång om året. Dessa samtal beräknas ofta ta mellan 1 ½ och upp till 2 timmar. Beroende på hur många medarbetare respektive chef har, går det åt väldigt mycket tid till dessa samtal. Säg att du har 20 medarbetare att ha samtal med, då går en hel arbetsvecka åt till att enbart ha samtal. Det är något som självklart stressar de ofta redan tidspressade cheferna.

Men, den stora motviljan handlar egentligen om att många chefer känner en okunskap och osäkerhet inför dessa samtal. Som chef på ett företag har du kanske en praktisk kompetens som rör tillverkning, ekonomi eller något annat handfast som handlar om det som företaget sysslar med. En hel del chefer har också fått gå en eller annan ledarskapsutbildning där de har fått läsa om och lära sig om hur man på bästa sätt är en chef/ledare gentemot sina medarbetare. Alltför sällan blir det djupare kunskap och färdigheter som cheferna har nytta av när det är dags för medarbetarsamtal.

Under medarbetarsamtalen ska du som chef möta dina medarbetare. I bland blir dessa samtal intressanta, givande och leder både chef och medarbetare framåt. I bland är det svårare saker som måste avhandlas; missnöje, utanförskap, oförmåga, stress, missbruk, personliga problem, sjukdom och en massa annat. Då är det svårt för en chef som inte är van med och bekväm i att arbeta med detta. Min erfarenhet är att det väldigt sällan är så att cheferna inte vill ta hand om dessa frågor. Snarare handlar det om att de inte vet HUR de ska göra det på ett bra sätt.

Som chef måste du inse att ett medarbetarsamtal visserligen alltid ska sträva efter att vara ett jämlikt samtal där du och din medarbetare möts på samma nivå. Men, i praktiken har du som chef alltid ett "övertag" just i egenskap av att du är chef. Även om samtalet självklart är (borde vara) lika viktigt för er båda, så är det ett mer speciellt tillfälle för din medarbetare som nu kommer att vara i fokus. Det som är allra viktigast för dig som chef under ett medarbetarsamtal är att:

• Vara NÄRVARANDE. Med det menar jag att din medarbetare ska känna att du har fullt fokus på honom/henne och att det är hans/hennes åsikter som ska komma fram. Det innebär inte att du som chef inte får prata eller föra fram din åsikt. Var bara noga med att din medarbetare tydligt känner att du är där för hans/hennes skull.
• LYSSNA på vad din medarbetare säger. Gå inte i försvar eller förklara utan lyssna färdigt innan du kommenterar.
• Känn inte att du måste ha svar på allt och vara expert. Det viktigaste är återigen att din medarbetare känner sig lyssnad på. Om det framkommer problem under samtalet kan du helt ärligt säga att du inte själv så här på rak arm har en lösning. Du kan med fördel fråga din medarbetare om han eller hon har några egna idéer på hur en lösning kan se ut.